Lärarledda instruktioner

Introduktion till dokumenthantering (10 min)

• Definiera vad dokumenthantering innebär inom administration.
• Genomgå olika typer av dokument (brev, rapporter, avtal).
• Diskutera vikten av korrekt dokumentutformning.
• Presentera gällande skrivregler enligt svenska språknormer.
• Ge exempel på hur olika branscher hanterar dokument.

Genomgång av administrativa rutiner (15 min)

• Förklara administrativa rutiner i en organisation.
• Redogör för arbetsflöden och processer vid dokumenthantering.
• Diskutera skillnader mellan interna och externa dokument.
• Presentera verktyg och mjukvaror för dokumenthantering.
• Visa exempel på dokument som skapats i olika program.

Praktisk övning i dokumentutformning (15 min)

• Låt eleverna välja en typ av dokument att skapa.
• Ge handledning i hur man utformar dokumentet.
• Diskutera val av språk och ton i skrift.
• Ge feedback under arbetets gång.
• Låt eleverna presentera sina dokument för klassen.

Avslutning och reflektion (10 min)

• Sammanfatta lärdomar från lektionen.
• Diskutera vad eleverna tyckte var lätt respektive utmanande.
• Besvara frågor som kom upp under lektionen.
• Ge förslag på hur dokumenthantering kan förbättras i kommande övningar.
• Förbereda för nästa lektion om “Intern och extern kommunikation”.

Diskussionsfrågor

• A. Vilken typ av dokument tycker ni är mest utmanande att skapa och varför?
• B. Hur anpassar ni era dokument beroende av mottagaren, och vad har betydelse i språket ni använder?
• C. Vilka administrativa rutiner anser ni är viktigast för effektiv dokumenthantering i en organisation, och varför?

Aktivitet

Eleverna får i uppgift att skapa ett formellt affärsbrev som de tänker skulle kunna skickas till en kund. De ska ta hänsyn till gällande skrivregler och använda ett av de ordbehandlingsprogram som visades under lektionen. Efter att de har skrivit sitt brev ska de byta dokument med en kamrat för att ge varandra konstruktiv feedback. Vid feedbacken ska de fokusera på dokumentets uppbyggnad, språkets lämplighet och eventuella förbättringsområden.

Exit-ticket

• Vilken typ av dokument skapade du idag?
• Vilka gällande skrivregler var du mest uppmärksam på när du skapade ditt dokument?
• Hur skulle du beskriva vikten av korrekt dokumenthantering i ett företag?
• Vilken typ av feedback fick du på ditt arbete?
• Vad skulle du vilja lära dig mer om nästa gång vi diskuterar dokumenthantering?

Hemuppgift

Eleverna ska skapa en rapport där de sammanfattar vad de lärde sig under lektionen. Rapporten ska innehålla en kort beskrivning av de dokument som diskuterades, samt en reflektion kring vilka administrativa rutiner som de anser är viktigast. Rapporten ska även innehålla exempel på dokument de kan tänka sig att utforma i framtiden.

Citat

”Dokumentation är inte bara att skriva, det handlar om att kommunicera och föra vidare kunskap.” – Anonym. Det här citatet betonar vikten av korrekt dokumentation som en del av administration och hur det handlar om mer än bara ord på papper; det skapar också en länk mellan individer och organisationer.

Nästa lektion

Förslag på tema för nästa lektion: Intern och extern kommunikation. Den föreslagna lektionen syftar till att förstå skillnaderna och likheterna mellan intern och extern kommunikation och dess betydelse i administration.